Vårt arbeid med åpenhetsloven
Hvem er vi
Volkswagen Møller Bilfinans (VWMBF) tilbyr finansielle- og bilrelaterte tjenester. Vår misjon er å understøtte salg av alle Volkswagen-gruppens merker i markedet og øke kundelojaliteten på en bærekraftig måte i hele verdikjeden. Vi opererer i det norske markedet, og tilbyr tjenester som lån, leasing og biladministrasjon i ulike varianter, samt formidling av bilforsikring og service- og vedlikeholdsavtaler. Selskapet har sitt hovedkontor i Oslo og er eid av Volkswagen Finance Overseas B.V. (51 prosent) og Møller Mobility Group AS (49 prosent).
I VWMBF har vi 91 medarbeidere per 31.12.2022, og vi har implementert Volkswagen Financial Services Code of Conduct (CoC) som våre obligatoriske etiske retningslinjer. Våre etiske retningslinjer skal bidra til å sikre at vi både leverer kvalitet og opptrer med integritet, og er et sentralt verktøy for alle ansatte i VWMBF ved utøvelsen av vår virksomhet.
Våre verdier
Et av VWMBFs grunnprinsipper er å opptre og utøve vår virksomhet i tråd med de til enhver tid gjeldende lover og regler. VWMBFs oppfatning er at overholdelse av gjeldende lover og regler er et samfunnsansvar og at enhver seriøs bedrift bør ha dette som et grunnprinsipp i egen virksomhet. Som en del av Volkswagen Group har VWMBF derfor utviklet og implementert etiske retningslinjer med som skal sikre ivaretakelse av menneskerettigheter, like muligheter for, og likebehandling av alle mennesker, klima- og miljøhensyn, produktkonformitet og produktsikkerhet, samt andre viktige samfunnshensyn. Disse retningslinjene er implementert som en del av CoC.
Blant våre grunnprinsipper er det videre nedfelt at VWMBF respekterer, beskytter og fremmer alle gjeldende lover og regler for å ivareta og beskytte grunnleggende menneskerettigheter. VWMBF er sterkt imot all bruk av barnearbeid og tvangsarbeid, samt alle former for moderne slaveri og menneskehandel internt i vår organisasjon og hos våre leverandører og forretningspartnere. Våre etiske retningslinjer oppfordrer alle ansatte til å rapportere eventuelle bekymringer de måtte ha om menneskerettighetsbrudd i henhold til etablerte varslingssystemer og -kanaler i egen virksomhet.
Som en del av Volkswagen Group, er VWMBF kontraktsmessig forpliktet til et stort antall leverandører og tjenesteleverandører i utøvelsen av vår forretningsvirksomhet. Vi foretar grundige vurderinger når vi inngår samarbeid med nye leverandører og forretningspartnere. Disse vurderingene er basert på objektive kriterier. Ved behov vil vi også involvere relevante avdelinger hos oss til å bidra inn i disse vurderingene, nettopp for å sikre at nye samarbeid inngås i tråd med gjeldende retningslinjer.
Våre rutiner og prosedyrer rundt dette og de vurderingene vi foretar oss er ment å sikre at våre etiske retningslinjer overholdes, herunder at det ikke foreligger interessekonflikt, at korrupsjon unngås og forebygges, at hvitvasking av penger og finansiering av terror ikke finner sted, at eksportkontroll blir ivaretatt, og at avtaler med tjenestemenn og politiske eksponerte personer skjer på lovlige vilkår. Overfor våre egne ansatte er det helt sentralt at vi overholder gjeldende lover og regler om ansettelsesforhold, arbeidsmiljø, helse og sikkerhet. Samtidig anerkjenner VWMBF alle ansattes grunnleggende rettigheter til å etablere fagforeninger og rett til representasjon.
Et av våre hovedmål er å være et forbilde for integritet og for etterlevelse av gjeldende lover og regler, herunder ved å ivareta grunnleggende menneskerettigheter. Tidligere har vi introdusert et integritetsprogram. Programmet ble lansert i 2020 og tar sikte på å øke bevisstheten rundt og gi informasjon om integritet gjennom informasjonskampanjer, dialog, samhandling og gjennomføringen av ulike tiltak rettet mot alle ansatte i organisasjonen. Integritet handler i denne sammenhengen om å være konsistente i forhold til hva vi tror på, hva vi sier, hva vi gjør og hva vi er moralsk forpliktet til, samtidig som at det er nødvendig med samsvar mellom våre verdier, prinsipper og de handlingene vi foretar oss.
Vårt arbeid med åpenhetsloven
Volkswagen Møller Bilfinans støtter fullt ut innføringen av Åpenhetsloven, som ble implementert fra 1. juli 2022. Vi ser positivt på denne lovgivningen, da den bidrar til å fremme respekten for grunnleggende menneskerettigheter og sikre anstendige arbeidsforhold. VWMBF er omfattet av Åpenhetsloven og vi jobber tett med øvrige deler av konsernet og våre leverandører og forretningspartnere for å implementere dette regelverket i utøvelsen av vår virksomhet. Arbeidet med Åpenhetsloven er en kontinuerlig forbedringsprosess, og vårt arbeid rundt dette vil fortsette å videreutvikles de neste årene. I første omgang har vi prioritert følgende aktiviteter:
- Gjennomgå og oppdatere våre styrende dokumenter for å sikre at verdigrunnlag, rutiner, risikovurderinger og retningslinjer hensyntar kravene som stilles i åpenhetsloven.
- Kartlegge egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser for å identifisere mulige risikoer og påvirkningskraft iht. OECD Due Diligence Guidelines for responsible business conduct og firmaets øvrige prosesser på området.
- Risikovurdere alle firmaets leverandører og forretningspartnere for å se om det foreligger risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ut fra anerkjente risikoparameter.
- Etablere tilpassede tiltak og kontrollhandlinger i de ulike risikokategoriene.
For å lykkes med dette arbeidet er VWMBFs strategi å jobbe langsiktig og ivareta en god og åpen dialog med alle våre leverandører og forretningspartnere.
Møller Mobility Group
Deler av aktsomhetsvurderingen er gjort på konsernnivå i samarbeid med Møller Mobility Group, da mange leverandører og risikovurderinger er felles for hele konsernet. For disse delene av arbeidet henviser vi til nettsiden til Møller Mobility Group. Ta kontakt med Harald A. Møllers kundesenter gjennom aapenhetsloven@moller.no for mer detaljer rundt arbeidet.
Volkswagen Group – The German Supply Chain Due Diligence Act
Volkswagen Møller Bilfinans eies 51 prosent av Volkswagen Finance Overseas B.V, som er omfattet av «The German Supply Chain Due diligence Act», også kjent som LkSG. Denne loven er på mange måter lik som vår egen åpenhetslov, og stiller krav til leverandører om åpenhet i sine leverandørkjeder. Mer informasjon om Volkswagens Groups arbeid for å sikre etisk forsvarlige leverandørkjeder finnes på Volkswagen Group sine nettsider her.
Metode
Volkswagen Møller Bilfinans benytter OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv som grunnlag for aktsomhetsvurderingen. Denne modellen tar i bruk en risikobasert tilnærming som involverer flere trinn for å sikre ansvarlig praksis.
Trinnene i modellen er som følger;
- Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
- Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser
- Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning/skade
- Overvåk gjennomføring og resultater
- Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert
- Gjenoppretting der det er nødvendig – ikke relevant per d.d.
1. Forankre
For å integrere bærekraft i virksomheten vår, er det viktig å ha nødvendige retningslinjer og policyer på plass, samt effektive styringssystemer for å implementere dem. Dette innebærer at vi har en tydelig bærekraftstrategi med konkrete mål på konsernnivå. Vi ønsker også å kommunisere klart og tydelig eksternt om vårt ansvar for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger og praktisere ansvarlige innkjøpsmetoder.
For å sikre at vi opptrer med integritet og kvalitet har vi implementert Volkswagen Financial Services Code of Conduct (CoC) som våre obligatoriske etiske retningslinjer. Disse retningslinjene er sentralt forankret hos alle ansatte i VWMBF og bidrar til å veilede oss i vår virksomhet. Ved å følge CoC sikrer vi at vi leverer tjenester av høy kvalitet samtidig som vi opptrer på en etisk og ansvarlig måte.
Fremover vil vi arbeide med å forankre tematikken i vår rutine for innkjøp, og videreutvikle leverandørvurderingen som gjøres når vi skal inngå avtaler med nye leverandører. Dette, kombinert med en supplier code of conduct, skal sikre at alle våre leverandører følger de samme prinsippene som oss.
2. Kartlegge og vurdere
For å kunne vurdere vår påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er vi nødt til å ha et klart bilde over hvilke leverandører som finnes i vår leverandørkjede. Mange av våre leverandører er leverandører for konsernet Møller Mobility Group som helhet, og vil derfor være kartlagt gjennom Møller Mobility Group sitt arbeid med åpenhetsloven.
Som en del av vår prosess har vi gjennomført en grundig gjennomgang og kartlegging av alle leverandører som er involvert i vår forretningsmodell. Vi har identifisert og analysert ulike bransjer og typer leverandører for å vurdere hvilke av dem som potensielt kan ha størst risiko knyttet til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Ved å analysere bransjer og leverandørtyper tar vi hensyn til flere faktorer, for eksempel land eller regioner der de opererer, arbeidsforholdene som er vanlige i bransjen, og andre relevante risikofaktorer. Dette gir oss innsikt i hvor vi kan stå overfor spesielle utfordringer når det gjelder respekt for menneskerettigheter og arbeidstakeres velferd. Andre kriterier som er hensyntatt i vurderingen er størrelsen på leveransen vi mottar fra leverandøren, samt vår mulighet til å påvirke leverandøren.
Denne kartleggingen og risikovurderingen gir oss et grundig grunnlag for å prioritere våre innsatsområder og rette tiltakene våre mot de områdene som har størst potensial for risiko. Ved å fokusere på disse områdene kan vi målrette våre ressurser og tiltak for å redusere eventuelle negative konsekvenser og jobbe mot å oppnå bærekraftige og ansvarlige forsyningskjeder.
Volkswagen Møller Bilfinans sine leverandører består i hovedsak av bilforhandlere, samt leverandører av tilleggstjenester vi tilbyr kundene våre som verkstedtjenester og serviceavtaler, dekkavtaler, forsikringsavtaler og bensinkort. Vi anser leverandørene knyttet til verkstedtjenester og servicetjenester som de som har høyest bransjerisiko, ref. vedlegg 1: Risikovurdering. Disse vil derfor være prioritert i vår oppfølging av leverandører.
Ved å ha en kontinuerlig kartleggingsprosess vil vi sørge for å opprettholde et oppdatert bilde av leverandørlandskapet og justere våre tiltak i tråd med endrede forhold og nye utfordringer som kan oppstå over tid. Dette sikrer at vi fortsetter å være proaktive og effektive i arbeidet med å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder.
3. Forebygge
Tiltak 1: Kun benytte verksted godkjent av Statens vegvesen, og leverandører innenfor bilpleie som er godkjent av Arbeidstilsynet.
Volkswagen Møller Bilfinans benytter seg i dag kun av aktører som er godkjent av Arbeidstilsynet eller Statens vegvesen, og på den måten sikrer at vi unngår brudd på anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter. Disse godkjenningsordningene innebærer grundig vurdering og evaluering av leverandører for å sikre at de oppfyller høye kvalitetsstandarder, overholder lovkrav og driver virksomheten på en etisk og ansvarlig måte. Ved å velge godkjente leverandører kan man ha tillit til at arbeidstakerne deres er beskyttet, at de arbeider under anstendige forhold, og at menneskerettighetene respekteres. Mer informasjon om ordningene følger under;
Arbeidstilsynets godkjenningsordning for aktører innenfor bilpleie
Arbeidstilsynet har implementert en godkjenningsordning for aktører innenfor bilpleie. Denne ordningen har som formål å sikre at virksomheter i denne sektoren oppfyller visse kvalitets- og sikkerhetsstandarder. For å bli godkjent, må aktørene gjennomgå en grundig vurdering av arbeidsforholdene og arbeidsmiljøet de tilbyr, samt dokumentere at de overholder gjeldende lover og forskrifter. Godkjenningsordningen bidrar til å fremme trygge og forsvarlige arbeidsforhold for ansatte i bilpleiebransjen, samtidig som den gir forbrukerne tillit til tjenestene som tilbys.
Statens vegvesens godkjenningsordning for aktører innenfor verkstedtjenester
Statens vegvesen har etablert en godkjenningsordning for verksteder. Formålet med denne ordningen er å sikre at verksteder oppfyller visse kvalitetsstandarder og er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Verksteder som ønsker å bli godkjent, må gjennomgå en grundig evaluering av sine fasiliteter, utstyr og kompetanse. Dette inkluderer blant annet vurdering av verkstedets tekniske ferdigheter, kvalitetssikringsrutiner og etterlevelse av krav til miljøvennlig drift. Godkjenningsordningen fra Statens vegvesen bidrar til å sikre at verksteder tilbyr pålitelige og profesjonelle tjenester til kjøretøyseiere, samtidig som den fremmer trafikksikkerhet og miljøbevissthet.
Tiltak 2: Kun benytte bilforhandlere som er godkjent gjennom Møller Mobility Group
Møller Mobilty Group har et sett med prosedyrer for utvelgelse, godkjenning, samarbeid og oppfølging av bilforhandlere. Dette sikrer at vi jobber sammen med bilforhandlere som deler våre verdier og prinsipper for bærekraftig praksis. Mer informasjon om prosessen ved å velge bilforhandlere finnes på MMG sine nettsider, samt i deres redegjørelse for rapporteringsåret 2022.
Tiltak 3: Utarbeide en Supplier Code of Conduct som legges ved nye leverandøravtaler
Vi har den siste tiden arbeidet med å lage en supplier code of conduct, som videre kommer til å legges inn som standard del av våre nye leverandøravtaler. En Supplier Code of Conduct gir klare retningslinjer til leverandører om deres ansvar for å respektere menneskerettigheter og opprettholde gode arbeidsforhold. Dette skaper bevissthet og et felles grunnlag for ansvarlig praksis i hele leverandørkjeden. Gjennom overvåking og rapportering kan man sikre etterlevelse av kravene og håndtere eventuelle brudd. En Supplier Code of Conduct fremmer etiske standarder, ansvarlig praksis og bærekraftig forsyningskjedeledelse, og skaper tillit hos interessenter og forbrukere.
Tiltak 4: Forankre åpenhetsloven i innkjøpsprosessen
Dette vil være et prioritert fokusområde for oss fremover.
4. Overvåke
For å sikre at tiltakene blir gjennomført må det etablerte effektive oppfølgings- og kontrollmekanismer. Dette inkluderer jevnlig overvåking av leverandørene våre for å sikre at de etterlever de avtalte retningslinjene og kravene.
Vi kan gjennomføre regelmessige revisjoner og inspeksjoner av leverandører, samt etablere mekanismer for å motta rapporter og varsler om eventuelle brudd på menneskerettigheter eller arbeidsstandarder. Dette gjør at vi kan reagere raskt og handle hvis det oppdages avvik eller bekymringer. Foreløpig vil varsler kunne sendes til compliance@vwfs.no.
Videre opprettholder vi også en åpen dialog og samarbeid med leverandørene våre for å styrke gjensidig ansvarlighet og forståelse. Gjennom disse oppfølgings- og kontrolltiltakene sikrer vi at tiltakene blir implementert og opprettholdt over tid.
5. Kommunisere
Ifølge åpenhetsloven har forbrukere og andre interessenter rett til å få informasjon om hvordan vi håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser som blir avdekket i vår aktsomhetsvurdering. Det er viktig for oss i Volkswagen Møller Bilfinans å være åpne og transparente om våre prosesser og rutiner.
Ved å dele denne informasjonen gir vi forbrukere og interessenter muligheten til å være informerte og oppdaterte. De kan dermed ta informerte valg og delta i dialogen om våre praksiser. Dette bidrar til å bygge gjensidig tillit og styrker ansvarligheten mellom oss og våre interessenter.
Alle som sender mail med spørsmål om vårt arbeid rundt åpenhetsloven, vil få svar innen 3 uker. Spørsmål kan sendes til compliance@vwfs.no. I tillegg vil vi publisere årlige redegjørelser der vi beskriver hvordan vi har arbeidet med denne tematikken det siste året. Spørsmål relatert til arbeidet rundt åpenhetsloven i Møller-konsernet kan sendes til aapenhetsloven@moller.no.
Videre arbeid
Vår innsats for å oppfylle kravene i Åpenhetsloven er en pågående prosess med kontinuerlige forbedringsmuligheter. Vi forsetter å utvikle vårt arbeid innenfor dette området i årene som kommer. Fremover vil vi fokusere på å forankre arbeidet i større grad i innkjøpsprosessen, arbeide for å etablere gode rutiner for leverandørkontroller, og utvikle en bedre løsning for varslingskanal.
Vedlegg: Risikovurdering
Bilbransjen
Bilbransjen i Norge omfatter produksjon, import, salg og vedlikehold av biler. Den involverer ulike aktører, inkludert bilprodusenter, forhandlere, verksteder og leverandører. Vurderingen fokuserer på arbeidsforhold langs hele verdikjeden, inkludert produksjon av biler og komponenter, samt arbeidsforhold hos norske bilforhandlere og verksted.
Identifisering av risikofaktorer:
Følgende risikofaktorer kan bidra til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i bilbransjen i Norge:
- Leverandørkjeder: Importerte biler og komponenter kan være produsert i land der arbeidsforholdene er problematiske. Dette kan inkludere utilstrekkelige lønninger, lange arbeidstider, manglende helse- og sikkerhetsstandarder og begrensede fagforeningsrettigheter.
- Manglende overholdelse av lokale lover: Enkelte aktører innen bilbransjen kan ignorere eller omgå norske lover og forskrifter relatert til arbeidsforhold. Dette kan omfatte manglende betaling av tariffavtaler, uregelmessig arbeidstid, brudd på helse- og sikkerhetsstandarder eller manglende respekt for arbeidstakerrettigheter.
- Manglende bevissthet og opplæring: Mangel på bevissthet blant bilforhandlere og verksteder om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold kan bidra til utilsiktede brudd. Dette kan skyldes manglende opplæring, veiledning eller tilstrekkelig tilsyn fra relevante myndigheter.
- Brudd på likestillingsprinsipper: Mangel på kjønnsbalanse og likestilling kan være en risikofaktor i bilbransjen, spesielt i tekniske og mekaniske stillinger.
Sannsynligheten for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i bilbransjen i Norge anses som moderat. Mens Norge har robuste arbeidslivslover og høye standarder for arbeidsforhold, kan importerte varer og begrensede kontrollmekanismer bidra til brudd på menneskerettigheter i leverandørkjeder.
Konsekvensene av brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold kan variere. Det kan påvirke arbeidstakeres helse og sikkerhet, rettigheter og generelle trivsel. I tillegg kan det skade omdømmet til involverte selskaper og svekke tilliten til bilbransjen som helhet.
Verksted og bilpleie
Verkstedbransjen i Norge omfatter virksomheter som tilbyr reparasjon, vedlikehold og service av biler og andre kjøretøy. Denne bransjen involverer ulike aktører, inkludert verksteder, mekanikere, bilprodusenter, leverandører av reservedeler og arbeidsgivere.
Følgende risikofaktorer kan bidra til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold innenfor verkstedbransjen i Norge:
- Ustabile arbeidsforhold: Noen mekanikere og ansatte i verkstedbransjen kan være utsatt for usikre arbeidsforhold, inkludert midlertidige kontrakter, uformelle ansettelsesforhold eller manglende tilgang til sosiale goder og velferdsordninger.
- Lang arbeidstid og arbeidsbelastning: Mekanikere kan være utsatt for høye arbeidsbelastninger, langvarige arbeidsøkter og uregelmessige arbeidstider, som kan føre til helse- og sikkerhetsrisikoer og manglende arbeid/fritid balanse.
- Manglende helse- og sikkerhetsstandarder: Verksteder som ikke prioriterer helse- og sikkerhetsstandarder kan utsette ansatte for fare og risiko for arbeidsrelaterte skader og sykdommer.
- Manglende tilgang til fagforeninger og kollektive forhandlinger: Noen mekanikere kan oppleve hindringer i å organisere seg i fagforeninger eller delta i kollektive forhandlinger for å sikre sine rettigheter og arbeidsbetingelser.
Sannsynligheten for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold innenfor verkstedbransjen i Norge anses som moderat. Det er en viss risiko for ustabile arbeidsforhold og arbeidsbelastninger, spesielt i mindre verksteder og for de som er ansatt på midlertidige kontrakter.
Konsekvensene av brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold kan påvirke arbeidstakernes helse, sikkerhet og rettigheter. Det kan også ha negativ innvirkning på arbeidstakernes produktivitet, trivsel og arbeidslivsbalanse.
Geografisk vurdering
Norge:
Risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Norge anses som relativt lav. Norge har sterke arbeidslivslover og høye standarder for arbeidsforhold. Arbeidstakerrettigheter blir generelt respektert, og det er et velfungerende system for kollektive forhandlinger. Likevel kan det være noen risikofaktorer knyttet til importerte varer og leverandørkjeder.
Tyskland:
Tyskland har omfattende arbeidslivslover og gode sosiale sikkerhetsnett. Risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold anses som relativt lav. Imidlertid kan det være noen risikofaktorer knyttet til arbeidsvilkår for midlertidige arbeidstakere og innen visse sektorer som landbruk og bygg og anlegg.