Personvernerklæring

 

 

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Personvern er viktig for Volkswagen Møller Bilfinans AS (heretter VWMBF) og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Vi beskytter dine personopplysninger og ditt personvern ved å treffe alle relevante tiltak som følger av gjeldende lovgivning, herunder blant annet den norske personopplysningesloven, som implementerer EUs personvernforordning (GDPR).

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvordan vi ivaretar dine personopplysninger og de rettighetene du er gitt ved lov. Dette supplerer de øvrige avtalevilkår som VWMBF har inngått med kunden og gjelder for alle tjenesteforhold, både nåværende og fremtidige.  

Hvilke personopplysninger behandler vi og hva brukes de til
For å kunne innfri våre forpliktelser overfor deg som kunde trenger vi noen opplysninger om deg. Vi behandler personopplysninger til nærmere angitte formål:

  • Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester
  • Kundeoppfølging og markedsføring
  • Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer
  • Kundekontroll og undersøkelser - forebygging og avdekking av straffbare handlinger 

a) Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester
VWMBF behandler personopplysninger om kunder og eventuelle tredjepersoner som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. VWMBF registrerer også opplysninger om personer som har fått avslag på en avtale i den hensikt å kunne underrette vedkommende om avslaget og eventuelt i ettertid å kunne dokumentere forholdet, herunder at et avslag var saklig begrunnet.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr 1b) og c).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Kontaktopplysninger: E-post og telefonnr
  • Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer
  • Bankkontonummer
  • Relasjon mellom kunde og eventuell medlånetaker/kausjonist
  • Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse
  • Næringsinteresser
  • Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: Skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp
  • Innbetalinger
  • Familieforhold: tilknytning til politisk eksponerte personer

b) Kundeoppfølging og markedsføring
VWMBF sørger for at kunden er informert og oppdatert om forhold rundt sitt produkt. Hvis du har et eksisterende kundeforhold begandler vi personopplysningene dine på grunnlag av vår berettigede interesse i å gi deg relevant informasjon og tilbud. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr 1b) og f).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Kontaktopplysninger: E-post og telefonnummer
  • Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer

c) Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer
VWMBF vil etter regler i finansieringsvirksomhetsloven behandle kredittopplysninger og andre personopplysninger i forbindelse med etablering og bruk av systemer for beregning av kapitalkrav for kredittrisiko. Med systemer for interne målemetoder menes her selskapets modeller, arbeids- og beslutningsprosesser for kredittgivning og kredittstyring, kontrollmekanismer, IT-systemer og interne retningslinjer som er knyttet til klassifisering og kvantifisering av institusjonens kredittrisiko og annen relevant risiko.

Personopplysninger til dette formålet vil kunne innhentes fra kredittopplysningsforetak. VWMBF bruker Bisnode for kredittvurdering, ta kontakt med de for ytterligere spørsmål. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b) og c).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Fødselsnummer
  • Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse
  • Næringsinteresser
  • Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: Skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp

d) Kundekontroll og undersøkelser – forebygging og avdekking av straffbare handlinger
VWMBF er pålagt å gjennomføre kundekontroll i medhold av hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, jf. hvitvaskingsloven § 17.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1c).

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Familieforhold: tilknytning til politisk eksponerte personer

Hvor innhenter vi opplysningene fra?
VWMBF innhenter de fleste opplysningene direkte fra deg som kunde. Noen ganger innhenter vi opplysninger fra andre, for eksempel offentlige eller private institusjoner. Du vil bli informert dersom vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varslig er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller det er på det rene at du allerede kjenner til de opplysningene varselet skal inneholde. 

Fra kunde: De fleste opplysningene vi registrerer  innhentes direkte fra kunde, for eksempel i forbindelse med behandling av søknad om lån eller leasing.

Fra tredjeparter: For å kunne tilby deg tjenester og overholde lovkrav vil VWMBF også innhente personopplysninger fra tredjeparter. Eksempler på slike innformasjonskilder kan være:

  • Offentlig tilgjengelige kilder og andre eksterne kilder/registre som føres av offentlige myndigheter (for eksempel Folkeregisteret)
  • Firmaregistre
  • Kriminalitetsbekjempende myndigheter (for eksempel politiet, Økokrim etc)
  • Sanksjonslister (som føres av internasjonale organisasjoner som EU og FN, samt nasjonale organisasjoner)
  • Forhandlere
  • Registre som føres av kredittopplysningsbyråer og andre kommersielle informasjonstjenester som leverer informasjon om for eksempel reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer
  • I forbindelse med innbetalinger innhenter vi opplysninger fra banker
  • I forbindelse med kredittvurdering innhenter vi opplysninger fra kredittforetak

Hvem kan vi utlevere personopplysninger til?
VWMBF har taushetsplikt om kundeopplysninger. Likevel kan det være aktuelt å videreformidle opplysningene dersom du som kunde har samtykket til dette eller i tilfeller VWMBF er forpliktet i henhold til lov å overlevere slike opplysninger. Under visse omstendigheter er VWMBF også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

Vi har også underleverandører og partnere som vil kunne ha behov for opplysninger om deg i forbindelse med gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester. Behandlingsgrunnlaget for dette er personovernforordningen artikkel 6 nr. 1a) og b). Våre partnere og underleverandører behandler personopplysninger på vegne av VWMBF, og vil kun bruke opplysningene til de formål de er innhentet. 

Hvor lenge lagrer vi registrerte personopplysninger?
Vi beholder opplysningene vi har om deg så lenge de trengs for de formålene som opplysningene ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det er pålagt i henhold til lover og forskrifter. Dette betyr at vi beholder dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale og i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter. Når vår forretningsmessige forbindelse til deg er avsluttet vil vi lagre personopplysninger i henhold til bokføringsloven (opptil 10 år) og hvitvaskingsloven (fem år). Dokumentasjon for vurdering av søknad beholdes i åtte år etter utbetaling for leasing og 10 år for lån.

Opplysningene vi har om deg lagres i vårt kunderegister og i ulike saksbehandlingssystemer. Dette gjøres for å kunne gi deg god informasjon, for å ha en historikk på ditt kundeforhold hos oss og for å kunne gi deg svar på eventuelle spørsmål du måtte ha i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

Personopplysningene knyttet til personer der et kundeforhold ikke har blitt opprettet, det vil si en søknad som ikke har resultert i en finansiell kontrakt, slettes ett år etter at søknaden ble registrert.

Det utveksles eller lagres ikke informasjon utenfor EU.

Informasjonskapsler (Cookies)
På VWMBFs nettsider http://www.bilfinans.no, og dens undersider: volkswagenfinancialservices.no, audifinancialservices.no og skodafinancialservices.no  logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av et analyseprogram. Vårt nåværende analyseprogram kan opplyses ved behov. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene optimalt til deg som bruker. Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel (kjent som «cookies») på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

 

Informasjon om ansatte
VWMBF behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b). Behandlngen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos VWMBF. Eventuelle opplysninger som oppbevares utover ansettelsestiden oppbevares i henhold til lover og forskrifter eller selskapets berettigete interesse. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet når søknaden er behandlet og stillingen er besatt.

 

Dine rettigheter
Som registrert har du rettigheter knyttet til personopplysningene vi har om deg. Nedenfor presenteres disse rettighetene:

a) Rett til innsyn 
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger VWMBF foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen. Dersom du er registrert i VWMBFs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.

b) Retting og sletting av personopplysninger
Dersom du mener at VWMBF behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, har du rett til å få opplysningene rettet eller slettet, med de begrensninger som følger av lovgivingen. Disse rettighetene er kjent som "retten til korrigering", "retten til sletting" eller "retten til å bli glemt".

c) Begrensning av behandling av personopplysninger
Dersom du mener at personopplysningene vi har lagret om deg er feilaktige, eller dersom du har fremmet innsigelse mot bruken av personopplysningene, kan du kreve at vi begrenser bruken av  disse.

d) Innsigelse mot behandling
Du har rett til å protestere på behandling av dine personopplysninger som skjer på grunnlag av berettigede interesser med mindre slike interesser overstyrer dine grunnleggende rettigheter eller friheter. Du har rett til å fremme innsigelse mot behandlingen dersom det er basert på vår berettigede interesse og opplysningene benyttes til direkte markedsføring. 

e) Dataportabilitet
Du har rett til å motta personlige opplysninger som du har gitt oss, maskinlesbart format. Dette gjelder personopplysninger som behandles automatisert på grunnlag av samtykke eller oppfyllelse av kontrakt. Dersom det kan skje sikkert og er tekninsk gjennomførbart, kan vi også overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig.

VWMBF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personvernforordningen uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. VWMBF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

 

Personvernombud
VWMBF har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernombudet.

 

Kontaktinformasjon
Henvendelser kan rettes til vårt personvernombud på compliance@vwfs.no  eller til Volkswagen Møller Bilfinans AS, Att. Compliance, Postboks 6671 Etterstad, 0609 Oslo.

Klage
Dersom du mener VWMBF bryter regelverket, kan du klage ved å sende en skriftlig henvendelse til Datatilsynets postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo. Datatilsynet vil så vurdere om de skal følge saken videre.